Uno de los déficits especialmente graves de las pymes… es dedicar un tiempo a reflexionar y dirigir el rumbo de su empresa. Desembarazarse de su ‘dia a día’ para marcar una estrategia y objetivos claros. En este artículo os ayudamos a trazar bien la estrategia de vuestro negocio.
Solemos utilizar varias herramientas para ayudar a las pymes a definir su business plan, su plan de marketing o analizar cualquier aspecto de mejora en su empresa. Pero seguramente que el más básico, sencillo y potente sea el DAFO. Una herramienta que permite generar y ordenar el análisis de cualquier problema relacionado con tu negocio. Empecemos paso a paso simulando las preguntas que pueden estar involucradas en la definición de una estrategia para tu pyme.

Paso 1. Centrando el problema.

Cualquier análisis necesita un punto de partida: definir clara y concisamente el problema. Enunciar y plantear bien el problema para acotar el análisis. Nos permitirá priorizar el tiempo y recursos que dedicamos a este ejercicio. ¡Y ya sabes que el tiempo es dinero!

También permite no dispersarnos, y centrar el ejercicio en aquello que más importa. Por ejemplo: “Vamos a definir la estrategia a 3 años vista de la empresa” o “Vamos a analizar la bajada de ventas este último trimestre” o también “Vamos a analizar la falta de coordinación del equipo de ventas y administración”.

Consejo: Concretar el máximo. Limitar el ámbito temporal del problema, pero también el organizativo (¿toda la empresa o tan sólo un departamento?). Lenguaje directo y conciso. Leer en voz alta el problema para ver si todos entendemos lo mismo.

Paso 2. Organizando el equipo.

Aunque el DAFO es una herramienta que puede utilizarse individualmente, pensamos que tiene mucho más sentido cuando se utiliza como guía para un análisis de grupo. Implicando a puntos de vista divergentes y diferentes en tu negocio, conseguirás ampliar la perspectiva y mejorar el análisis. Funciona mejor cuando exponemos el cuadro DAFO en una pizarra, donde todos puedan verlo y generar nuevas ideas a partir de las aportaciones de uno u otro.

Alguien debe de actuar como ‘apuntador’ del grupo. Sus funciones son claras: exponer el problema garantizando que todos lo hayan entendido de forma coherente, ordenar el análisis de forma que todos participen y controlar el tiempo para que tengamos la tensión de generar un cuadro DAFO completo y profundo.

Consejo: Buscar la diversidad en el grupo. Implicar a terceros ‘externos’ en tu pyme (a clientes o proveedores habituales, por ejemplo). Usar el resultado del DAFO para tener una visión común de tu equipo. Mantén el DAFO en un lugar visible en tu empresa.

Paso 3. Lenguaje común.

Para que funcione bien los participantes deben de conocer un simple glosario. Vamos a definir algunas palabras clave:

DEBILIDADES. Los conocidos como puntos débiles, o áreas que tu negocio debe de mejorar. Se refiere principalmente a aspectos internos de tu organización, que puedes gestionar más directamente. Tienen que ver con aspectos como tus formas de trabajar (procesos), tu equipo de personas, los recursos que gestionas, las competencias de tu equipo… Aspectos en los que tu negocio trabaja peor que su competencia. Resulta interesante incorporar la visión de personas externas a la empresa.

FORTALEZAS. Los conocidos como puntos fuertes, o áreas que tu negocio dónde tenemos una ventaja competitiva frente a otros negocios. Se refiere principalmente a aspectos internos de tu organización, que puedes gestionar más directamente. Tienen que ver con aspectos como tus formas de trabajar (procesos), tu equipo de personas, los recursos que gestionas, las competencias de tu equipo… Resulta útil tener datos que refuercen esta percepción.

AMENAZAS. Tienen que ver con aspectos externos a nuestra empresa. Menos gestionables: entorno económico, tendencias de consumo, cambios legislativos, entorno competitivo… Tienen que ver con riesgos futuros. Aspectos que pueden afectar negativamente a nuestra posición competitiva o actividad empresarial.

OPORTUNIDADES. Al igual que en el punto anterior, tienen que ver con aspectos externos. Con elementos que en el futuro pueden mejorar nuestra posición como pyme.

Consejo: Explicar en voz alta cada uno de estos conceptos, cerciorándote que todos sus miembros tienen una idea común y poniendo ejemplos.

Paso 4. Ir por partes.

Es el momento del coordinador del grupo. Definir turnos donde todos puedan participar debería de ayudaros en la elaboración del DAFO. Empezamos centrándonos en los aspectos internos (excluyendo los aspectos no gestionables externos para más adelante). Buscamos autocrítica, positiva y negativa. Cada miembro puede hacer un pequeño ejercicio individual (tras conocer nuestro lenguaje común) para después ponerlo en común (mientras vamos fijando las ideas en la pizarra) por orden.

Toda vez hemos acabado con la autocrítica, podemos empezar con el análisis externo. Normalmente más disperso y amplio… resulta útil tener datos que ayuden a acotar el análisis de nuestro entorno. Podemos centrarnos en nuestra competencia, en nuestros clientes, nuestro entorno legal, tendencias de consumo…

Consejo: Revisar en voz alta el resultado de cada parte del cuadro DAFO, buscando las opiniones del conjunto y posibles matices o ideas complementarias. Equilibrar las aportaciones de todas las partes, buscando que aspectos internos y externos (de presente y de futuro) estén equilibrados en el análisis. Prepara (antes del ejercicio) un pequeño listado de los aspectos internos y externos de tu negocio que quieres contrastar con el grupo.

Paso 5. La meta: ya tienes tu estrategia.

Un buen análisis es igual a una buena estrategia. Con un buen DAFO tienes los elementos básicos para equilibrar un plan de mejora interno, y un plan de actuación que situe tu pyme frente a la competencia. Tu estrategia será una relacion de objetivos y acciones de mejora que vayan dirigido a:

Las DEBILIDADES deben de eliminarse.
Debemos potenciar nuestras FORTALEZAS.
Minimizar las AMENAZAS.
Aprovechar nuestras OPORTUNIDADES.

Es aquí donde podemos ofreceros la siguiente imagen, donde podemos hablar de algunas estrategias ‘tipo’ sobre las que podeis reflexionar para adaptarlas a vuestro caso. Pueden incoporarse una, alguna o todas a la vez. Una estrategia defensiva es adecuada cuando nuestros puntos fuertes nos permiten estar preparados para minimizar mejor que la competencia las amenazas del entorno. Pasamos al ataque (estrategia ofensiva) cuando estos mismos puntos fuertes nos permiten aprovechar mejor que los demás las oportunidades que se avecinan.

Cuando nos fijamos en nuestras debilidades, optamos por una estrategia de supervivencia ya que no tenemos las armas para afrontar las amenazas de nuestro entorno en relación a la competencia. Optamos por una estrategia de reorientación cuando estas debilidades conviven con nuevas oportunidades que el mercado ofrece a tu negocio.

Consejo: Cada mercado es diferente, por tanto, tu DAFO tendrá la caducidad y obsolescencia en función de lo cambiante que sea tu mercado. Te recomendamos una revisión mínima anual de tu cuadro DAFO (algo que permita redefinir o reorientar tu rumbo estratégico).

Joan R. Sánchez Tuomala
Socio fundador de PROQUAME. Consultor especialista en áreas de estrategia, organización, rrhh, calidad y ventas. Apasionado de internet y las redes sociales. Fundador y colaborador del proyecto www.socialchef.es