Un dels dèficits especialment greus de les pimes… és dedicar un temps a reflexionar i dirigir el rumb de la seva empresa. Desfer-se del seu ‘dia a dia’ per marcar una estratègia i objectius clars. En aquest article us ajudem a traçar bé l’estratègia del vostre negoci.
Solem utilitzar diverses eines per ajudar les pimes a definir el seu business plan, el seu pla de màrqueting o analitzar qualsevol aspecte de millora a la seva empresa. Però segurament que el més bàsic, senzill i potent sigui el DAFO. Una eina que permet generar i ordenar l’anàlisi de qualsevol problema relacionat amb el teu negoci. Comencem pas a pas simulant les preguntes que poden estar involucrades en la definició d’una estratègia per al teu pime.

Pas 1. Centrant el problema.

Qualsevol anàlisi necessita un punt de partida: definir de manera clara el problema. Enunciar i plantejar bé el problema per acotar l’anàlisi. Ens permetrà prioritzar el temps i recursos que dediquem a aquest exercici. I ja saps que el temps són doblers!

També permet no dispersar, i centrar l’exercici en allò que més importa. Per exemple: “Anem a definir l’estratègia a 3 anys vista de l’empresa” o “Anem a analitzar la baixada de vendes aquest últim trimestre” o també “Anem a analitzar la manca de coordinació de l’equip de vendes i administració”.

Consell: Concretar el màxim. Limitar l’àmbit temporal del problema, però també l’organitzatiu (tota l’empresa o tan sols un departament?). Llenguatge directe i concís. Llegir en veu alta el problema per veure si tots entenem el mateix.

Pas 2. Organitzant l’equip.

Tot i que el DAFO és una eina que pot utilitzar-se individualment, pensem que té molt més sentit quan s’utilitza com a guia per a una anàlisi de grup. Implicant a punts de vista divergents i diferents en el teu negoci, aconseguiràs ampliar la perspectiva i millorar l’anàlisi. Funciona millor quan exposem el quadre DAFO en una pissarra, on tothom pugui veure-ho i generar noves idees a partir de les aportacions d’un o altre.

Algú ha d’actuar com a ‘apuntador’ del grup. Les seves funcions són clares: exposar el problema garantint que tots ho hagin entès de forma coherent, ordenar l’anàlisi de manera que tots participin i controlar el temps perquè tinguem la tensió de generar un quadre DAFO complet i profund.

Consell: Cercar la diversitat en el grup. Implicar tercers ‘externs’ a la teva pime (a clients o proveïdors habituals, per exemple). Utilitza el resultat del DAFO per tenir una visió comuna del teu equip. Mantingues el DAFO en un lloc visible a la teva empresa.

Pas 3. Llenguatge comú.

Perquè funcioni bé els participants han de conèixer un simple glossari. Definirem algunes paraules clau:

DEBILITATS. Els coneguts com a punts febles, o àrees que el teu negoci ha de millorar. Es refereix principalment a aspectes interns de la teva organització, que pots gestionar més directament. Tenen a veure amb aspectes com la teva forma de treballar (processos), el teu equip de persones, els recursos que gestiones, les competències del teu equip… Aspectes en els quals el teu negoci treballa pitjor que la seva competència. Resulta interessant incorporar la visió de persones externes a l’empresa.

FORTALESES. Els coneguts com a punts forts, o àrees que el teu negoci on tenim un avantatge competitiu enfront d’altres negocis. Es refereix principalment a aspectes interns de la teva organització, que pots gestionar més directament. Tenen a veure amb aspectes com la teva forma de treballar (processos), el teu equip de persones, els recursos que gestiones, les competències del teu equip … És útil tenir dades que reforcin aquesta percepció.

AMENACES. Tenen a veure amb aspectes externs a la nostra empresa. Menys gestionables: entorn econòmic, tendències de consum, canvis legislatius, entorn competitiu… Tenen a veure amb riscos futurs. Aspectes que poden afectar negativament a la nostra posició competitiva o activitat empresarial.

OPORTUNITATS. Igual que en el punt anterior, tenen a veure amb aspectes externs. Amb elements que en el futur poden millorar la nostra posició com pime.

Consell: Explicar en veu alta cada un d’aquests conceptes, assegurant-se que tots els seus membres tenen una idea comuna i posant exemples.

Pas 4. Anar per parts.

És el moment del coordinador del grup. Definir torns on tothom pugui participar hauria d’ajudar-vos en l’elaboració del DAFO. Comencem centrant-nos en els aspectes interns (excloent els aspectes no gestionables externs per a més endavant). Busquem autocrítica, positiva i negativa. Cada membre pot fer un petit exercici individual (després de conèixer el nostre llenguatge comú) per després posar-ho en comú (mentre anem fixant les idees a la pissarra) per ordre.

Atès hem acabat amb l’autocrítica, podem començar amb l’anàlisi externa. Normalment més dispers i ampli… resulta útil tenir dades que ajudin a acotar l’anàlisi del nostre entorn. Podem centrar-nos en la nostra competència, en els nostres clients, el nostre entorn legal, tendències de consum…

Consell: Revisar en veu alta el resultat de cada part del quadre DAFO, buscant les opinions del conjunt i possibles matisos o idees complementàries. Equilibrar les aportacions de totes les parts, cercant que els aspectes interns i externs (de present i de futur) estiguin equilibrats en l’anàlisi. Prepara (abans de l’exercici) un petit llistat dels aspectes interns i externs del teu negoci que vols contrastar amb el grup.

Pas 5. L’objectiu: ja tens la teva estratègia.

Una bona anàlisi és igual a una bona estratègia. Amb un bon DAFO tens els elements bàsics per equilibrar un pla de millora intern, i un pla d’actuació que situï la teva pime davant la competència. La teva estratègia serà una relació d’objectius i accions de millora que vagin dirigits a:

Les DEBILITATS deuen eliminar-se.
Hem de potenciar les nostres FORTALESES.
Minimitzar les AMENACES.
Aprofitar les nostres OPORTUNITATS.

És aquí on podem oferir-vos la següent imatge, on podem parlar d’algunes estratègies ‘tipus’ sobre les que podeu reflexionar per adaptar al vostre cas. Poden incoporar-se, alguna o totes alhora. Una estratègia defensiva és adequada quan els nostres punts forts ens permeten estar preparats per minimitzar millor que la competència les amenaces de l’entorn. Passem a l’atac (estratègia ofensiva) quan aquests mateixos punts forts ens permeten aprofitar millor que els altres les oportunitats que s’acosten.

Quan ens fixem en les nostres debilitats, optam per una estratègia de supervivència ja que no tenim les armes per afrontar les amenaces del nostre entorn en relació a la competència. Optem per una estratègia de reorientació quan aquestes debilitats conviuen amb noves oportunitats que el mercat ofereix al teu negoci.

Consell: Cada mercat és diferent, per tant, el teu DAFO tindrà la caducitat i obsolescència en funció del canviant que sigui el teu mercat. Et recomanem una revisió mínima anual del teu quadre DAFO (cosa que permeti redefinir o reorientar la teva rumb estratègic).

Joan R. Sánchez Tuomala
Soci fundador de ProQuaMe. Consultor especialista en àrees d’estratègia, organització, rrhh, qualitat i vendes. Apassionat d’internet i les xarxes socials. Fundador i col·laborador del projecte www.socialchef.es